OSIS für die ÖBB: Eine modulare Plattform für den digitalen Bahnhofsbetrieb

Das Wichtigste in Kürze

• Die ÖBB ersetzen mit OSIS eine historisch gewachsene Bestandsapplikation durch eine moderne Plattform für zentrale Prozesse im Bahnhofsbetrieb, allen voran für Sicherheits- und Reinigungsdienstleistungen.
• Die Lösung bündelt unterschiedliche Anwendungsbereiche: von Vorfall- und Sicherheitsdokumentation über Bahnhofs- und Gebäudestammdaten bis zu Reinigung, Service, Controlling und weiteren betrieblichen Aufgaben.
• Evolit entwickelte die Plattform auf Basis der Microsoft Power Platform – individuell zugeschnitten, modular aufgebaut und eng in die bestehende ÖBB-Systemlandschaft integriert.
• Die Umsetzung erfolgte schrittweise: vom Proof of Concept über erste nutzbare Bausteine bis zum MVP.

Ausgangslage & Problemstellung: Ein Betriebssystem, das in die Jahre gekommen war

Bahnhöfe sind komplexe Betriebe. Sicherheit, Instandhaltung, Reinigung, Service, Verwaltung und Dokumentation greifen täglich ineinander. Oft über mehrere Bereiche, Rollen und Systeme hinweg. Bei den ÖBB wurden Abläufe im Bahnhofsbetrieb, vor allem rund um Sicherheits- und Reinigungsdienstleistungen, bisher über eine Bestandsapplikation abgebildet, die über Jahre gewachsen war und technisch nicht mehr zu den heutigen Anforderungen passte.

Die Aufgabe war daher nicht, einzelne Funktionen neu zu bauen. Es ging darum, bewährte Abläufe zu erhalten und gleichzeitig auf ein modernes, wartbares und erweiterbares Fundament zu stellen. Statt das bestehende System weiterzuführen, entstand mit OSIS eine neue Plattform, die zentrale Prozesse im Bahnhofsbetrieb strukturiert digital abbildet.

OSIS steht für Operative Services-Informationssystem – und genau darum geht es im Kern: sicherheitsrelevante Informationen, betriebliche Abläufe und zentrale Daten rund um den Bahnhofsbetrieb nachvollziehbar zusammenzuführen. OSIS bildet nicht nur sicherheitsrelevante Vorfälle und Betriebsstörungen ab, sondern unterstützt auch weitere operative Prozesse – von Stammdaten und Serviceaufgaben bis zu Reinigung, Controlling und digitalen Anmeldungen.

Eine Standardsoftware von der Stange hätte diese Anforderungen nur begrenzt abbilden können. Die Prozesse im Bahnhofsbetrieb sind stark auf die ÖBB zugeschnitten, greifen über mehrere Bereiche ineinander und hängen an zahlreichen internen Systemen. Evolit setzte die Lösung deshalb individuell auf Basis der Microsoft Power Platform um – einer technologischen Grundlage, die flexible Fachprozesse, unterschiedliche Oberflächen für Desktop, Mobilgerät und Tablet sowie die Integration in bestehende Systemlandschaften unterstützt.

Drei Dinge machten das Projekt besonders anspruchsvoll:

• Die Vielfalt. Die Plattform bündelt sehr unterschiedliche Aufgabenbereiche – von der Dokumentation sicherheitsrelevanter Vorfälle über Bahnhofs- und Gebäudestammdaten bis zu Reinigung, Service, Controlling und Inventarverwaltung. Genutzt wird sie nicht nur von einem Team, sondern über mehrere ÖBB-Bereiche und weitere Beteiligte hinweg.
• Der Umgang mit sensiblen Daten. Ein Teil der Prozesse berührt besonders schützenswerte, personenbezogene Informationen. Diese müssen strikt nach den geltenden Datenschutzvorgaben erfasst und verarbeitet werden – getrennt, geschützt und mit klar geregelten Zugriffen. Datenschutz war hier keine Nebenanforderung, sondern von Anfang an ein zentraler Baustein der Architektur.
• Die Einbettung. Die Plattform steht nicht für sich, sondern ist tief in die ÖBB-Systemlandschaft eingebunden – über eine Reihe von Schnittstellen, etwa zu Reporting- und Informationssystemen sowie zur Dienstanmeldung und Telefonanlage. Benachrichtigungen laufen über mehrere Kanäle, damit die richtigen Informationen zuverlässig bei den richtigen Personen ankommen.

Analyse & Herangehensweise: Erst strukturieren, dann schrittweise liefern

Bei einem Projekt dieser Größenordnung reicht es nicht, Anforderungen nur technisch umzusetzen. Zuerst müssen fachliche Abläufe so verstanden und strukturiert werden, dass daraus eine Plattform entsteht, die im Alltag funktioniert. Evolit startete deshalb mit mehreren Workshops, einem Grobkonzept und einer ersten Spezifikation. Darauf folgten eine detaillierte Feinspezifikation und wo nötig ein eigenes UX/UI-Design, um Funktionsumfang, Prioritäten und Umsetzungsschritte gemeinsam mit den ÖBB festzulegen.

Die Umsetzung erfolgte bewusst in Etappen: vom Proof of Concept über erste nutzbare Bausteine bis zum MVP. Der Proof of Concept wurde zunächst in der Praxis erprobt und später in den Live-Betrieb übergeführt. So entstand früh echter Nutzen, während Feedback aus der Anwendung direkt in die weitere Entwicklung einfließen konnte.

Weil sich Anforderungen in einem Projekt dieser Größe weiterentwickeln, wurden die Module in gemeinsamen Priorisierungs-Workshops laufend bewertet und Schwerpunkte bewusst verschoben. So blieb die Umsetzung steuerbar, ohne den Blick auf das Gesamtziel zu verlieren: eine Plattform, die zentrale Abläufe im Bahnhofsbetrieb digital, nachvollziehbar und erweiterbar abbildet.

„Die Stärke von Evolit lag darin, unsere fachlichen Abläufe wirklich zu verstehen und daraus Schritt für Schritt eine Lösung zu entwickeln, die im Alltag für unsere Kolleg:innen am Bahnhof funktioniert – nicht als Standardlösung, sondern passend zu unseren Prozessen.”

Petra Lehrbaum
Leitung QSU & Prozesse, ÖBB-Operative Services GmbH & Co KG

Umsetzung & Lösung: Eine Plattform für Abläufe im Bahnhofsbetrieb

Entstanden ist eine Plattform, die den Bahnhofsbetrieb in seiner Breite abbildet – modular aufgebaut, damit einzelne Bausteine unabhängig voneinander genutzt, erweitert und weiterentwickelt werden können.

Im Kern steht das Vorfall- und Sicherheitsmanagement. Sicherheitsrelevante Vorfälle und Betriebsstörungen werden strukturiert erfasst, dokumentiert und in einem zentralen Lagebild zusammengeführt. Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass zuständige Stellen zeitnah informiert werden und relevante Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Rund um diesen Kern bündelt OSIS weitere operative Aufgabenbereiche, darunter:

• Bahnhofs- und Gebäudestammdaten
• Reinigung, Service und Controlling
• Inventar- und Datenträgerverwaltung
• Mobilität und Carpool
• digitale Besucheranmeldung in der Unternehmenszentrale
• Bahnhof-Infoseiten
• NFC-gestützte Wächterrundgänge
• Dienstanmeldung

Statt vieler einzelner Insellösungen entsteht so ein durchgängigeres Bild des Betriebs auf einem technischen Fundament, das sich pflegen, erweitern und an neue Anforderungen anpassen lässt.

Ergebnisse & Nutzen: Nachvollziehbare Prozesse und ein Fundament für den weiteren Ausbau

Mit OSIS lösen die ÖBB nicht einfach eine bestehende Applikation ab. Sie schaffen eine Grundlage, um Prozesse im Bahnhofsbetrieb – von Sicherheitsdienstleistungen bis zur Reinigung – künftig digitaler, strukturierter und einheitlicher abzubilden.

Mit der abgenommenen ersten Phase steht die Grundlage, um Sicherheits- und Vorfalldokumentation, Stammdaten und weitere betriebliche Abläufe künftig auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzuführen. Für die ÖBB bedeutet das:

Den vollen Nutzen zeigt OSIS, sobald die Module im Regelbetrieb sind. Anwendungen wie Dienstanmeldung, Wächterrundgang, digitale Besucheranmeldung und Carpool machen dann einen spürbaren Schritt in Richtung digitaler, nachvollziehbarer und besser integrierter Betriebsprozesse möglich.

Ebenso wichtig: Das Projekt ist kein Endpunkt, sondern ein Fundament. Eine weitere Requirements-Phase ist bereits geplant. Sie nimmt Erkenntnisse aus den Tests der ersten Phase auf und bereitet die nächste Ausbaustufe vor. Weitere Anwendungsfälle und Module sind bereits bekannt und teilweise analysiert.